Dalam banyak organisasi, keamanan informasi masih sering dipandang sebagai kewajiban administratif yang muncul saat audit atau sertifikasi dibutuhkan. Dokumentasi pun biasanya dikelola dalam berbagai file Excel dan dokumen terpisah—standar, kontrol, kebijakan, dan program disimpan sendiri-sendiri. Pendekatan ini memang dapat membantu memenuhi kebutuhan kepatuhan, namun sering kali menyulitkan organisasi untuk melihat gambaran besar dan membangun pengelolaan keamanan informasi yang berkelanjutan.
Pendekatan from compliance to capability mengajak organisasi untuk melihat keamanan informasi secara lebih menyeluruh. Standar keamanan informasi tidak lagi hanya menjadi referensi audit, tetapi digunakan sebagai dasar untuk menentukan kontrol yang tepat, menyusun kebijakan yang konsisten, dan merancang program yang selaras dengan risiko serta kebutuhan operasional.
OpenGRC mendukung perubahan tersebut dengan mengalihkan pengelolaan dokumentasi dari pendekatan berbasis Excel ke platform terintegrasi. Melalui satu sistem, standar, kontrol, kebijakan, dan program saling terhubung dan mudah ditelusuri.
Dengan pendekatan yang lebih terintegrasi tersebut, langkah awal yang perlu dilakukan adalah memahami peran standar keamanan informasi itu sendiri. Standar dapat dipandang sebagai kerangka acuan yang membantu organisasi mengelola risiko terhadap informasi secara sistematis. Berbeda dengan kontrol, kebijakan, maupun program, standar menetapkan arah dan tujuan yang ingin dicapai. Kontrol menjelaskan bagaimana perlindungan dilakukan, kebijakan mengatur aturan organisasi, dan program menerjemahkannya ke dalam aktivitas nyata.
Karena standar menjadi dasar bagi seluruh elemen berikutnya, pemilihannya tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Standar yang tidak sesuai dengan konteks organisasi dapat menimbulkan beban implementasi yang berlebihan atau justru tidak memberikan perlindungan yang memadai. Oleh sebab itu, organisasi perlu mempertimbangkan berbagai faktor, seperti jenis industri, kewajiban regulasi, ukuran dan kompleksitas organisasi, serta profil risiko yang dimiliki sehingga tujuan implementasi—apakah untuk kepatuhan, peningkatan tata kelola, atau penguatan keamanan— yang juga ditetapkan diawal dapat dicapai.
Dalam praktiknya, terdapat berbagai standar keamanan informasi yang umum digunakan, seperti ISO/IEC 27001 dan 27002, NIST Cybersecurity Framework, maupun standar khusus industri seperti PCI DSS. Tidak semua organisasi harus menggunakan satu standar yang sama, dan dalam beberapa kasus, kombinasi beberapa standar justru lebih relevan. Dengan memahami karakteristik masing-masing standar, organisasi dapat memilih kerangka kerja yang paling sesuai sebagai fondasi pengelolaan keamanan informasi sebelum melangkah ke tahap penentuan kontrol, kebijakan, dan program secara lebih terstruktur.
Pada aplikasi OpenGRC, sebelum pembuatan daftar standar didalam aplikasi perlu dilakukan standarisasi kode yang akan dipetakan ke masing-masing standar. Kemudian, dilanjutkan dengan mengisikan seluruh informasi wajib yang dibutuhkan.
Pemilihan standar sebaiknya mempertimbangkan fokus dan tujuan bisnis organisasi, karakteristik industri, serta kewajiban kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Organisasi yang bergerak di sektor jasa keuangan, misalnya, akan memiliki kebutuhan kepatuhan yang berbeda dibandingkan organisasi di sektor manufaktur atau pendidikan. Dengan memahami kebutuhan bisnis dan regulasi sejak awal, standar yang dipilih tidak hanya mendukung kepatuhan, tetapi juga relevan dan realistis untuk diimplementasikan.
Standar yang telah dipilih perlu diterapkan secara konsisten agar dapat memberikan nilai yang berkelanjutan. Konsistensi ini mencakup keselarasan antara standar, kontrol, kebijakan, dan program yang dijalankan, serta penerapannya di seluruh unit kerja yang berada dalam ruang lingkup. Pendekatan berbasis platform seperti OpenGRC membantu organisasi menjaga konsistensi tersebut dengan memastikan bahwa setiap elemen saling terhubung dan perubahan pada satu bagian dapat ditelusuri dampaknya ke bagian lain.
Di sisi lain, standar keamanan informasi bukanlah kerangka yang bersifat statis. Perubahan strategi bisnis, ekspansi organisasi, adopsi teknologi baru, maupun pembaruan regulasi dapat memengaruhi relevansi standar yang digunakan. Oleh karena itu, organisasi perlu secara berkala meninjau dan menyesuaikan standar yang telah dipilih. Melalui pengelolaan yang terstruktur, penyesuaian ini dapat dilakukan secara terkendali tanpa mengganggu keseluruhan sistem, sehingga pengelolaan keamanan informasi tetap selaras dengan dinamika bisnis dan regulasi yang terus berkembang.
Sebagai penutup, untuk memastikan standar keamanan informasi tetap relevan dan selaras dengan dinamika organisasi, peninjauan standar perlu dilakukan secara terencana. Beberapa kondisi berikut dapat dijadikan acuan kapan organisasi perlu meninjau ulang standar keamanan informasi yang telah dipilih:
- Terjadi perubahan arah atau fokus bisnis, seperti ekspansi ke layanan baru, perubahan model bisnis, atau proses merger dan akuisisi.
- Adanya pembaruan regulasi, kebijakan internal, atau persyaratan kepatuhan yang berdampak pada pengelolaan informasi.
- Penerapan teknologi baru, termasuk penggunaan layanan cloud, integrasi pihak ketiga, atau implementasi sistem yang bersifat kritikal.
- Perubahan profil risiko organisasi, misalnya meningkatnya insiden keamanan atau temuan audit yang signifikan.
- Hasil evaluasi berkala, seperti audit internal, penilaian risiko, atau tinjauan manajemen, yang menunjukkan perlunya penyesuaian pengendalian.
Dengan mengaitkan peninjauan standar pada kondisi-kondisi tersebut, organisasi dapat menjaga konsistensi sekaligus fleksibilitas dalam pengelolaan keamanan informasi. Dengan bantuan dari aplikasi OpenGRC memastikan bahwa standar yang digunakan tidak hanya sesuai secara formal, tetapi juga tetap efektif dan mendukung tujuan bisnis yang terus berkembang.