Bagi sebagian orang, menulis merupakan aktifitas yang cukup sulit untuk dilakukan dengan berbagai alasan. Pada awal pertama kali mencoba menulis dokumen tata kelola, saya pun mengalami kesulitan terutama ketika hendak mengetikkan kalimat pertama. Kalimat apa yang akan saya tuliskan, OMG! Setelah kalimat tersebut berhasil diketikkan, kesulitan selanjutnya adalah bagaimana menyusun antar kalimat agar terkorelasi dan tujuan penulisan tercapai.
Setelah penyusunan antar kalimat tersebut dapat saling berkaitan dengan baik, yang tak kalah pentingnya adalah menentukan struktur (template) dokumen tata kelola. Poin-poin apa saja yang setidaknya terdapat didalam suatu dokumen tata kelola yang baik.
Ada beberapa dokumen tata kelola yang tersebar di internet yang dapat dijadikan sebagai referensi dalam penulisan dokumen. Salah satu sumber yang cukup membantu saya untuk dijadikan sebagai referensi dokumen adalah SANS. Namun, tentunya perlu dilakukan penyesuaian terhadap struktur dan isi dokumen agar sesuai dengan proses bisnis Perusahaan.
Dalam penyusunan struktur dokumen tata kelola, ada beberapa poin yang menurut saya perlu terdapat didalamnya yang saya kategorikan menjadi 3 bagian, yaitu: header, isi dan footer.
HEADER.
Pada bagian header, digunakan sebagai identifikasi dokumen tata kelola yang didalamnya terdapat beberapa informasi seperti:
- Logo dan nama Perusahaan.
- Nama dokumen tata kelola.
- Versi dokumen dokumen.
- Klasifikasi dokumen, apakah rahasia / internal / publik.
ISI.
Dalam bagian ini, merupakan inti dari dokumen tersebut yang digunakan sebagai penjabaran dokumen. Beberapa informasi yang dapat dimasukkan didalamnya adalah:
- Lembar penyusunan dan pengesahan, yang berisikan daftar pihak yang terlibat didalam penyusunan dan pengesahan dokumen.
- Daftar revisi dokumen, yang bertujuan untuk mencatatkan detail revisi yang telah dilakukan.
- Latar belakang, yang digunakan untuk menjabarkan latar belakang disusun dokumen.
- Tujuan yang hendak dicapai dengan adanya dokumen.
- Ruang lingkup, yang bertujuan untuk membatasi lingkup penerapan dokumen yang dapat meliputi departemen, daftar aplikasi, lokasi kerja, dan sebagainya.
- Detail isi dokumen, yang digunakan untuk menjelaskan secara rinci isi dari dokumen.
FOOTER.
Dalam bagian ini, dapat digunakan untuk mencantumkan kalimat yang intinya adalah untuk melakukan perlindungan terhadap kepemilikan dokumen yang diperuntukkan hanya untuk kepentingan Perusahaan dan pelarangan distribusi dokumen tanpa seijin tertulis dari Perusahaan.
Setelah struktur (template) dokumen telah ditetapkan, maka struktur ini kemudian dijadikan sebagai basis dalam penyusunan dokumen tata kelola di Perusahaan. Sehingga seluruh dokumen memiliki keseragaman dan memudahkan untuk perawatan dokumen dikemudian hari.