Komplain dari pengguna, yg biasa disebut dgn user, yang diakibatkan karena adanya gangguan pada layanan, misalnya penurunan kualitas layanan / tidak dapat diaksesnya layanan, dlsb tentunya dapat menjadi suatu momok bagi Departemen Teknologi untuk dapat segera tertangani dengan baik dan secepat mungkin. Demikian juga merebaknya dunia digital, terutama media sosial, pengajuan komplain dapat dilakukan dengan mudah dan oleh siapa pun yang dapat berdampak kepada reputasi Perusahaan, jika komplain tersebut menjadi viral dan mendapat perhatian dari khalayak ramai.
Gangguan terhadap layanan dapat diakibatkan oleh berbagai penyebab, misalnya adanya perubahan konfigurasi pada aset teknologi informasi yang mengakibatkan miskonfigurasi / adanya pembaharuan versi aplikasi namun dikarenakan proses pengembangan aplikasi tidak dilakukan dengan baik, mengakibatkan versi aplikasi terbaru menyebabkan gangguan layanan aplikasi ketika digunakan oleh user.
Perubahan konfigurasi maupun pembaharuan versi aplikasi tersebut terkadang dilakukan disepanjang waktu dan setiap saat dikarenakan keterbatasan timeline dan deadline. Perubahan pada sistem terutama pada waktu operasional menjadi hal yang krusial bagi kualitas layanan, terutama jika disaat bersamaan sedang berlangsung event yang mendapatkan perhatian dari khalayak ramai. Oleh karena itu sangat penting dilakukan penerapan freeze period untuk implementasi perubahan pada sistem.
Secara harafiah, freeze period adalah periode dimana tidak dapat dilakukannya perubahan apapun didalam sistem. Perubahan hanya dapat dilakukan diluar freeze period. Dengan diterapkannya freeze period, maka seluruh perubahan dapat diterapkan tanpa mengganggu event krusial yang diadakan oleh Perusahaan dan diharapkan dapat menjaga kualitas layanan sehingga komplain pun menurun. Lantas, bagaimana caranya menyusun freeze period? Ada beberapa cara yang dapat digunakan.
Membuat Daftar Event-event Penting Perusahaan.
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah membuat daftar event-event penting, misalnya dalam periode tahunan, yang sudah menjadi agenda Perusahaan. Kemudian, tambahkan H-1 dan H+1 sebagai buffer periode pra dan pasca event tersebut. Event-event penting tersebut misalnya periode promosi produk yang akan dijual kepada para pelanggan, aktifitas yang mendapatkan khalayak ramai dan publisitas luas seperti media partner, aktifitas yang dihadiri oleh petinggi Perusahaan, dlsb.
Penyesuaian Timeline Project Dengan Freeze Period.
Setelah daftar event-event telah dibuat, langkah selanjutnya adalah melakukan penyesuaian lini waktu (timeline) project yang akan datang dengan freeze period. Penyesuaian dilakukan dalam rangka pengaturan deadline project sehingga implementasi perubahan dapat diterapkan diluar freeze period. Komunikasi perihal penyesuaian dapat dilakukan kepada seluruh pihak yang terlibat, misalnya project manager, product owner, business user, hingga ke tataran pucuk pimpinan Perusahaan.
Awareness Freeze Period Kepada Pihak Pelaksana Perubahan.
Langkah yang tidak kalah pentingnya adalah melakukan awareness perihal freeze period kepada pihak-pihak yang menjadi pelaksana perubahan. Kenapa hal ini menjadi penting? Karena merekalah yang menjadi eksekutor implementasi perubahan, kemudian untuk memastikan bahwa para pelaksana memiliki pengetahuan yang sama untuk tidak melakukan perubahan selama freeze period berlaku.
Penerapan freeze period bukannya tanpa kendala terutama dari sisi deadline project yang mengakibatkan timeline yang dibutuhkan untuk implementasi menjadi lebih pendek, serta berbagai kendala lainnya. Namun bila berfokus kepada pentingnya mempertahankan dan meningkatkan layanan kepada para pengguna, yang ujungnya untuk meningkatkan kemampuan Perusahaan untuk mempertahankan bahkan meningkatkan posisi didalam market, maka dapat dipastikan kendala-kendala tersebut niscaya dapat ditemukan solusi yang terbaik.