Menciptakan dan memastikan keamanan ruang kerja tentunya menjadi satu hal yang wajib untuk dilakukan dan diterapkan secara berkesinambungan. Hal ini menjadi penting karena didalam ruang kerja hampir dapat dipastikan terdapat informasi yang bersifat rahasia dan berdampak cukup besar apabila informasi tersebut diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan.
Informasi yang terdapat disekitar ruang kerja dapat berada beberapa lokasi, misalnya layar komputer yang tidak terkunci, yang tertulis di kertas maupun pada whiteboard di ruang rapat, hasil cetakan kertas yang tidak segera diambil, rak penyimpanan yang tidak terkunci yang didalamnya menyimpan laporan-laporan penting, ruang komputer yang tidak terkunci, dan lain sebagainya.
Akibat dari tindakan-tindakan tersebut dapat mengakibatkan terjadinya insiden keamanan informasi yang dapat berdampak terhadap keberlangsungan Perusahaan. Mungkin terlihat terlalu berlebihan jika dikatakan berdampak terhadap keberlangsungan Perusahaan, namun tidak berarti kita meremehkan dan tidak mengambil tindakan apapun walaupun ancaman tersebut memiliki dampak yang kecil, bukan?
Untuk memastikan pengamanan ruang kerja, terdapat beberapa tindakan yang dapat dilakukan diantaranya adalah sebagai berikut:
Peningkatan kesadaran pengguna
Kesadaran pengguna untuk mengamankan informasi yang berada di ruang kerja menjadi salah satu poin penting. Edukasi yang dilakukan secara terus menerus dan konsisten dengan memanfaatkan berbagai macam media komunikasi seperti surat elektronik (email), pamflet, papan pengumuman, media komunikasi internal, platform edukasi internal dengan penyusunan konten yang ringkas namun padat. Kontennya dapat berupa instruksi untuk menghapus informasi yang tertulis di whiteboard, mengunci layar komputer ketika tidak didepan komputer, dan sebagainya. Melalui media komunikasi tersebut dapat juga dimanfaatkan untuk melakukan sosialisasi peraturan internal Perusahaan yang mengatur pengamanan informasi di ruang kerja.
Pengamanan Ruang Kerja Oleh Petugas Keamanan
Penempatan petugas keamanan di pintu masuk dan keluar ruang kerja dapat digunakan sebagai solusi untuk menyaring dan memastikan hanya pihak-pihak yang berkepentingan saja yang dapat mengakses ruang kerja. Pemberian penanda terhadap pihak eksternal yang akan mengakses ruang kerja wajib untuk diberikan, misalnya penanda berupa kartu akses / lanyard yang berbeda warna / bentuk dari karyawan yang bertujuan untuk memudahkan bagi petugas keamanan maupun pihak internal untuk mengidentifikasi pihak eksternal. Kemudian, mewajibkan setiap pihak eksternal untuk mencatatkan identitas diri yang dibutuhkan dengan memvalidasi melalui kartu identitas yang dimilikinya. Pengawalan pihak eksternal oleh petugas keamanan selama berada di ruang kerja juga dapat dijadikan sebagai kontrol akses.
Pemasangan Perangkat Access Door
Perangkat access door dapat digunakan sebagai salah satu solusi untuk mencegah pihak-pihak yang tidak berkepentingan untuk mengakses ruang kerja. Pemberian akses pada perangkat access door diberikan secara sementara / dalam periode waktu tertentu. Lantas kenapa tidak permanen? Untuk menghindari terlewatkannya pencabutan akses pihak-pihak yang seharusnya tidak lagi memiliki akses ke ruang kerja. Perangkat ini dapat dimanfaatkan dengan memberikan akses yang berbeda-beda kepada masing-masing pengguna sesuai dengan lokasi ruang kerja. Misalnya tim HR hanya bisa mengakses pintu utama dan pintu ruang HR, tetapi tidak dapat mengakses ruang arsip keuangan.
Pemasangan Perangkat CCTV
Perangkat CCTV dapat digunakan untuk merekam aktifitas yang dilakukan oleh seluruh pihak yang berada didalam ruang kerja. Penempatan perangkat CCTV wajib dilakukan seluruh lokasi ruang kerja yang teridentifikasi terdapat informasi yang bersifat rahasia, misalnya ruang arsip keuangan. Kemudian kapasitas media penyimpanan CCTV yang digunakan untuk menyimpan dan pengarsipan rekaman juga perlu menjadi perhatian untuk memastikan aktifitas didalam ruang kerja dalam rentang periode tertentu yang dapat tersimpan didalam media penyimpanan. Sehingga ketika dibutuhkan pengungkapan rekaman di waktu lampau masih dapat diakomodir oleh perangkat CCTV.
Pencatatan dan Peninjauan Akses
Setiap akses yang telah diberikan patut untuk dilakukan pencatatan dan peninjauan secara berkala. Hal ini bertujuan untuk mendeteksi dan mengoreksi jika terdapat akses yang telah diberikan menyalahi hak akses yang seharusnya didapatkan. Peninjauan akses dapat dilakukan di perangkat CCTV, media penyimpanan CCTV, media pencatatan pihak eksternal, access door dan sebagainya. Tindakan ini wajib dilakukan oleh pihak lain yang tidak terlibat dalam operasional manajemen akses, sehingga terjadinya conflict of interest dapat dihindari sedini mungkin. Hasil peninjauan akses kemudian dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dan jika diperlukan segera dilakukan tindakan pengamanan tambahan jika ditemukan adanya penyimpangan hak akses.
Konsistensi dalam penerapan beberapa kontrol diatas, serta dukungan penuh dari berbagai pihak mutlak diperlukan untuk memastikan pengamanan ruang kerja dapat diterapkan secara menyeluruh dilingkungan Perusahaan, sehingga diharapkan keamanan informasi menjadi denyut baru yang membantu meningkatkan kinerja Perusahaan.